Studio

 
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STUDIO 4 è il gestionale degli studi professionali e delle società di servizi, orientato in particolare a commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati.
Di seguito vengono indicate le funzioni principali.

Le funzioni amministrative
I servizi al centro
Il servizio è l'elemento chiave di tutta la procedura: definire l'elenco dei servizi offerti dallo studio significa definire in un unico punto gli aspetti amministrativi - la valorizzazione, la periodicità di fatturazione, l'esposizione in fattura, gli adempimenti antiriciclaggio - e organizzativi - le pratiche da aprire, l'elenco delle attività da svolgere, la pre-assegnazione delle cose da fare agli operatori.

La valorizzazione dei servizi
Con STUDIO 4 la valorizzazione dei servizi può avvenire secondo criteri diversi - dai più semplici ai più sofisticati. Sono pienamente gestiti:
·       servizi a forfait
·       servizi a quantità digitata
·       servizi a misura, in funzione dei dati quantitativi acquisiti da PROFIS e JOB o digitati
·       servizi a tempo, in funzione delle ore rilevate
·       servizi a scaglioni
·       servizi a scaglioni progressivi
·       servizi a scaglioni in %
·       servizi valorizzati in base al valore della pratica
·       servizi valorizzati in base ai tariffari professionali (commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati).

I mandati professionali
Gestire il mandato professionale non significa solo produrre la lettera di incarico, ma soprattutto disporre di uno strumento in grado di impostare l'intero processo di erogazione dei servizi. Il mandato consente infatti di:
·       stabilire la decorrenza/scadenza dei servizi da erogare al cliente
·       personalizzare per il cliente le condizioni economiche definite nel catalogo servizi
·       creare il piano canoni da fatturare progressivamente al cliente
·       registrare le prestazioni nell'archivio unico dell'Antiriciclaggio
·       aprire automaticamente le pratiche relative ai servizi indicati
·       gestire i preventivi.
 
L'emissione dei mandati professionali avviene su file Word-compatibili, secondo modelli completamente personalizzabili.

Gestire la prefatturazione: gli addebiti
Registrare un addebito significa registrare nel sistema un importo destinato alla fatturazione, ma ancora allo stadio di "bozza" interna e quindi suscettibile di revisione e valutazione. Usare gli addebiti consente quindi di:
·       fornire un'anteprima esatta degli importi che dovranno venire inclusi nell'avviso di parcella o fattura
·       poter intervenire su di essi, maggiorandoli, riducendoli o abbuonandoli prima di emettere gli avvisi di parcella o le fatture
·       confrontare gli importi da fatturare con le ore effettivamente spese per erogare il servizio, per valutare la congruità degli importi richiesti rispetto al tempo lavorato
·       confrontare gli importi da fatturare con gli output prodotti (dati quantitativi), per valutare la congruità degli importi richiesti rispetto ai volumi elaborati (cedolini, fatture, corrispettivi, quadri di reddito, ecc.).
 
L'archivio degli addebiti rappresenta dunque un'area in cui validare gli importi da fatturare e da cui attingere periodicamente (ciascun addebito riporta il periodo di competenza cui si riferisce) per procedere all'emissione dei documenti.

Spese, anticipazioni e fondi
STUDIO 4 vi agevola nella definizione, rilevazione e fatturazione delle spese e anticipazioni che lo studio può sostenere nel corso dell'erogazione dei servizi:
·       catalogazione delle spese e anticipazioni
·       possibilità di associarle in via preventiva a uno o più servizi
·       rilevazione attraverso i rapportini di spesa, o direttamente nell'archivio degli addebiti
·       contabilizzazione delle anticipazioni nella contabilità professionale di PROFIS.
 
Sono inoltre gestiti i fondi - distinti e indistinti - depositati dai clienti presso lo studio, rispetto a cui gestire le compensazioni in sede di emissione delle fatture.

L'emissione dei documenti di vendita
Con STUDIO 4 l'emissione di avvisi di parcella (documenti extra-contabili ma rilevanti ai fini delle partite finanziarie) e delle fatture di vendita può essere estremamente facilitata grazie alle funzioni di emissione massiva, che partono dall'archivio degli addebiti e dai mandati professionali.
 
L'emissione avviene su formati grafici o su file Word-compatibili secondo modelli completamente personalizzabili; i documenti emessi vengono automaticamente archiviati in Gestione Documentale.
 
Di ogni fattura è possibile gestire l'incasso immediato o differito, in misura parziale o totale.

Gestione dell'Antiriciclaggio
Il modulo Antiriciclaggio consente di svolgere gli adempimenti posti a carico dei professionisti così come disposto dalle norme vigenti (in particolare dal D.Lgs. n. 56/2004 e dal D.Lgs. 231/2007, in attuazione della direttiva 2005/60/CE). Si occupa quindi di gestire:
·       l'archivio unico informatico dei clienti e delle prestazioni
·       le adeguate verifiche della clientela
·       il fascicolo documentale dei clienti.
 
Oltre ad essere un modulo completo e sempre aggiornato alle evoluzioni normative, è soprattutto un modulo integrato:
·       con l'anagrafica dei clienti
·       con i mandati professionali
·       con i servizi resi ai clienti
·       con la Gestione Documentale.
 
Questo elevato livello di integrazione, unitamente alla disponibilità di elaborazioni massive, consente un notevole risparmio di tempo nella gestione degli adempimenti.

Le funzioni organizzative
La gestione delle pratiche
La pratica è un'entità organizzativa interna, che funge da riferimento nel processo di produzione del servizio. Ad ogni servizio attivato per un cliente corrisponde una pratica; ad ogni pratica corrisponde un cliente e un servizio.
 
Alla pratica sono riferibili:
·       costi e ricavi, in base a cui calcolare marginalità e redditività della pratica
·       le ore lavorate dalle risorse e le eventuali spese e anticipazioni sostenute
·       tutti i documenti utili al suo svolgimento, o che ne rappresentano l'output conseguito (relazioni, perizie, documenti vari; ma anche gli avvisi di parcella e le fatture ad essa relativi)
·       un responsabile della pratica
·       una scadenza
·       una situazione di avanzamento (Da avviare/In corso/Completata).
Il Modulo Gestione Pratiche è sempre incluso nelle configurazioni integrate.

La pianificazione delle attività
Pianificare significa, per ciascun servizio, definire le cose da fare, chi deve farle ed entro quando occorre farle. La pianificazione delle attività di STUDIO 4 consente di effettuare tutte queste operazioni:
·       associare ad ogni servizio/pratica un workflow operativo in termini di attività da svolgere
·       assegnare le attività definite alle risorse e quindi avere nozione di quale risorsa si sta occupando di quale attività
·       impostare delle scadenze
·       sapere se ci sono delle attività in ritardo o scadute rispetto alle date pianificate.
 
Il modulo di pianificazione dispone inoltre di efficaci strumenti di controllo, integrati con PROFIS e con JOB, che restituiscono in tempo reale e secondo prospetti completamente personalizzabili la situazione di avanzamento dei lavori.

La gestione dell'agenda
Ciascuna risorsa dello Studio ha a disposizione un'agenda nella quale confluiscono automaticamente le scadenze impostate sulle attività e nella quale annotare impegni e scadenze ulteriori.
 
Strumenti di profilazione consentono di stabilire le risorse che hanno visibilità dei calendari di altri operatori, e con quali permessi. La visualizzazione contemporanea dei calendari di più risorse consente di avere nozione del carico di lavoro e degli impegni associati a ciascuno.
 
Il calendario di STUDIO 4 è inoltre sincronizzabile con Microsoft Exchange, Microsoft Office 365 e Google Calendar. Questo consente di avere disponibilità degli impegni definiti sul prodotto anche attraverso i dispositivi mobile; e, viceversa, di recepire nel prodotto gli impegni definiti esternamente.

La rilevazione del tempo
La rilevazione del tempo impiegato per lo svolgimento delle attività lavorative può servire a una pluralità di obiettivi; a seconda di quali sono i vostri, è possibile configurare e adoperare STUDIO 4 di conseguenza. Potete pertanto scegliere di:
·       rilevare il tempo dei soli servizi che verranno valorizzati sulla base delle ore prodotte
·       rilevare il tempo di tutti i servizi di cui volete verificare la congruità degli importi richiesti al cliente, a prescindere dal criterio di valorizzazione;
·       rilevare il tempo per tutti i servizi erogati ai clienti, con finalità di controllo di gestione
·       rilevare il tempo anche per i servizi interni.
 
Lo strumento con cui tenere traccia del tempo lavorato è il rapportino di prestazione. L'integrazione con la pianificazione definita sul prodotto e con le procedure di PROFIS e JOB consentono un'efficiente pre-compilazione del rapportino.

Le funzioni di Controllo di Gestione

Analisi dati economici e finanziari

Sono disponibili prospetti di analisi dei dati economici e finanziari dello studio.
Includono le seguenti analisi:
·       Analisi ricavi
·       Analisi marginalità
·       Analisi documenti di vendita
·       Analisi incassi.

Analisi dati gestionali
Sono disponibili prospetti di analisi dei dati gestionali dello studio.
Include le seguenti analisi:
·       Analisi dati quantitativi
·       Analisi prestazioni e spese (in dettaglio)
·       Analisi straordinari.

Contabilità Analitica
L'obiettivo della Contabilità Analitica è quello di determinare:
·       la marginalità dei centri di profitto (es.: i servizi erogati) considerando sia i costi direttamente imputati, sia quelli trasferiti da altri centri
·       il costo effettivo delle ore lavorate per ogni centro di profitto.
 
Oggetto di rilevazione nella contabilità analitica sono i movimenti di ricavi e costi imputabili direttamente ad un centro di imputazione (profitto/costo) e classificati per natura sul Piano delle voci.
 
Gli elaborati ottenibili sono:
·       Conto Economico per centri: è un Bilancio dei soli conti di natura economica elaborato per competenza i cui saldi sono ripartiti per centro di imputazione.
·       Quadro di verifica: è il prospetto con il quale si ottiene, per ogni voce del Piano delle Voci e centro di imputazione, il valore totale dei movimenti di contabilità analitica rilevati nel mese.
·       Quadro di chiusura: determina il risultato di gestione dei centri di profitto considerando le componenti economiche dirette e quelle indirette che derivano dal trasferimento dei costi da altri centri, tra cui si evidenzia il trasferimento sulla base delle ore lavorate o prodotte dalle risorse rilevate mediante i rapportini di lavoro.

Standard distribuiti:
Sistemi distribuisce dei contenuti pre-impostati per gran parte delle tabelle di base necessarie al funzionamento della procedura. Tra queste:
·       Catalogo dei servizi per gli studi commerciali e di consulenza del lavoro
·       Piano delle attività per i servizi distribuiti
·       Modelli Word per l'emissione del mandato professionale, della fattura e dell'avviso di parcella
·       Modelli Sisform per l'emissione della fattura e dell'avviso di parcella
·       Piano dei Conti
·       Codici IVA.

Integrazioni
STUDIO 4 si integra nativamente con i prodotti e i moduli del Sistema Studio.

PROFIS
·       Inserimento automatico delle fatture emesse nella contabilità dello studio
·       Gestione degli incassi delle fatture emesse integrata con la contabilità dello studio
·       Acquisizione dei dati quantitativi per la valorizzazione dei servizi a misura
·       Acquisizione dei dati di avanzamento per la realizzazione dei prospetti di avanzamento lavori
·       Avviso all'operatore dell'esistenza di clienti e/o pratiche da attivare in corrispondenza di adempimenti gestiti in PROFIS e non correttamente tracciati in STUDIO 4.

JOB
·       Acquisizione dei dati quantitativi per la valorizzazione dei servizi a misura
·       Avviso all'operatore dell'esistenza di clienti e/o pratiche da attivare in corrispondenza di adempimenti gestiti in JOB e non correttamente tracciati in STUDIO 4.
Gestione Documentale
·       Archiviazione automatica dei mandati professionali, avvisi di parcella e fatture
·       Disponibilità di consultazione dei documenti archiviati dalla gestione della singola pratica
·       Pubblicazione di avvisi di parcella e fatture con DOCUMENTI/web.
 

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